Een innovatieve blik op de digital workplace

Blog

door

Innovatie
Pieter Ardinois - Formica

Formica gaat vol voor de decentralisatie van informatie en automatisering van de digital workplace. Tijdens een interview met Managing Partner Pieter Ardinois bespraken we hoe Formica de administratie binnen een onderneming vernieuwt met behulp van machine learning, Robotic Process Automation en calm technology.

De decentralisatie van Enterprise Content Management

Met ons idee van innovatie en decentralisatie in de digital workplace willen we bij Formica vooral de logge structuur van een centraal ECM-systeem aanpakken. Vroeger werd alle bedrijfscontent in één zo’n systeem gegoten, bewaakt door firewalls en beheerd door een paar digitale archivarissen. Het gevolg: enkele ‘gelukkigen’ met toegang tot alle bedrijfsinformatie en vele ‘ongelukkigen’ die hemel en aarde moesten bewegen om belangrijke info op te vragen.

Vandaag zijn er gelukkig heel veel bronnen die gegevens opslaan en samen een geconnecteerd netwerk van informatie vormen. Door deze decentralisatie is het Enterprise Content Management (ECM) zoals we het vroeger kenden nu verleden tijd. Een welbekend voorbeeld van deze evolutie is de blockchain-technologie achter cryptocurrencies. Geld wordt niet meer in één centrale bank opgeslagen, maar kan door iedereen aangemaakt worden.

De innovatie dankzij decentralisatie ligt vooral in het feit dat administratieve software nu kan helpen om belangrijke beslissingen te nemen op basis van grote hoeveelheden gegevens, of big data. In de banksector kan een analytisch systeem bijvoorbeeld automatisch de data van een leningaanvraag verzamelen en de bankbediende veel tijd besparen door een digitale analyse te voorzien die de bankbediende kan helpen om de juiste beslissing te nemen.

Decentralisatie heeft ook een impact op Formica zelf. Onze werknemers moeten nu meer dan ooit meerdere technologieën en service-based architecturen kennen. We ontwikkelen slimme services die tegelijkertijd verschillende bronnen aanspreken, data capteren en de analyses ervan doorsturen naar de klant - zonder dit centraal te beheren.

Sneller vertalen met Robotic Process Automation

Robotic Process Automation (RPA) speelt een belangrijke rol bij de automatisering en decentralisering van de digital workplace. Deze innovatieve ontwikkeling stelt bedrijven in staat hun processen verder te digitaliseren zonder dat een aanpassing van hun IT-systemen nodig is. De software logt in op de bestaande systemen, simuleert de keyboard- en muis-input en leest informatie van de schermen. Software robots nemen daarmee eenvoudig routinewerk van medewerkers uit handen.

Bij Formica gebruiken we verschillende elementen van RPA in onze projecten. Een concreet voorbeeld hiervan is de automatisering van het vertaalproces bij de Europese Raad. Elke publicatie van de Raad moet vertaald worden in 24 talen en met ons softwaresysteem is dit proces veel sneller en eenvoudiger geworden.

Door het gebruik van big data en machine learning assisteert RPA eerst en vooral met de zoektocht naar de juiste basisdocumenten met randinformatie voor de vertaling. Daarnaast helpt de software ook mee aan de zoektocht naar juiste vertalers door een analyse te maken van de specialiteiten en beschikbaarheden van meer dan 1.000 vertalers-tolken. Zo wordt de opdracht om een specifieke tekst te koppelen aan de juiste vertaler veel eenvoudiger en wordt het vertaalproces sneller, voorspelbaarder en betrouwbaarder.

Rustig automatiseren met calm technology

Bij Formica kijken we ook verder naar nieuwe, baanbrekende bedrijfsontwikkelingen die we zo goed mogelijk proberen toe te passen bij onze klanten. Een voorbeeld hiervan is calm technology, of calm design. Hierbij blijft technologie op de achtergrond tot je er actief mee aan de slag gaat. De inkomende data blijft weliswaar beschikbaar in je perifeer zicht, maar je kiest zelf wanneer je er aandacht aan schenkt.

Steeds vaker worden administratieve medewerkers namelijk overspoeld door een overvloed aan gegevens uit hun softwaresystemen. Formica biedt hen de tools aan om hun werk aangenamer, efficiënter en geautomatiseerder te maken. Dit doen we door onze klanten alle voordelen van technologische innovaties te geven zonder dat dit de aandacht te veel afleidt.

Op het vlak van automatisering zijn de meeste werknemers nochtans veel meer gewend. In hun privéleven krijgen ze continu en automatisch informatie aangeboden via hun smartphone. Via push-berichten krijgen ze updates binnen over het weer, het verkeer of de vertrektijden van de trein.

Bij veel van onze klanten zien we deze duidelijke kloof tussen de alomtegenwoordige automatisering in hun vrije tijd en het ontbreken ervan in hun professioneel leven. Daarom is het onze innovatie-opdracht bij Formica om na te denken hoe we die informatiestromen in de privé ook kunnen toepassen binnen de digital workplace.